De flesta svenska organisationer har idag en arbetsstyrka som ser ut på ett sätt i lönesystemet och på ett helt annat i verkligheten. Vid samma projektmöte kan det sitta tillsvidareanställda, visstidsanställda, konsulter från en byrå, inhyrd personal från ett bemanningsföretag, egenanställda frilansare och personer som fakturerar via eget bolag.
Alla utför arbete. Ingen av dem har samma rättsliga ställning, och det är inte en detalj för HR utan något som avgör vem som ansvarar för arbetsmiljön, vem som betalar sociala avgifter, vem som har rätt till försäkring vid skada och vem som riskerar en efterfaktura från Skatteverket.
Den här texten går igenom de fyra vanligaste formerna, vad som skiljer dem, och var problemen faktiskt brukar uppstå.
Form 1: Anställd
Grundformen och den enda där arbetsgivarbegreppet är oomtvistat. Arbetsgivaren gör skatteavdrag, betalar arbetsgivaravgifter, ansvarar för arbetsmiljön, tecknar försäkringar och omfattas av anställningsskyddet.
Visstidsanställningar är samma sak men tidsbegränsade, med regler om när de övergår i tillsvidareanställning. Det som ofta missas är att omvandlingsreglerna räknar samman anställningstid över tid, vilket gör att en person som återkommer säsong efter säsong kan uppnå anställningsskydd utan att någon aktivt beslutat det.
Form 2: Inhyrd från bemanningsföretag
Här delas arbetsgivaransvaret mellan två parter, och delningen är inte symmetrisk.
Bemanningsföretaget är arbetsgivare i formell mening: lön, skatt, avgifter och anställningsvillkor. Kundföretaget, alltså den som hyr in, leder och fördelar arbetet och ansvarar för arbetsmiljön på plats.
Det innebär i praktiken att den inhyrde ska ingå i kundföretagets systematiska arbetsmiljöarbete, få introduktion och skyddsutrustning och omfattas av riskbedömningar. Arbetsmiljöverket utövar tillsyn och gränsdragningen mellan inhyrare och uthyrare är ett återkommande tillsynsområde.1
Uthyrningslagen ger dessutom inhyrda rätt till väsentligen samma grundläggande arbets- och anställningsvillkor som om de anställts direkt hos kunden, med undantag som följer av kollektivavtal.
Form 3: Uppdragstagare med eget bolag
Den som fakturerar via eget aktiebolag eller enskild firma med F-skatt är i regel inte anställd, utan en självständig uppdragstagare. Ansvaret för skatt, avgifter, pension och försäkring ligger då hos uppdragstagaren själv.
Här ligger den vanligaste riskpunkten i hela systemet. Bedömningen av om någon är anställd eller uppdragstagare görs nämligen inte efter vad avtalet kallas, utan efter hur förhållandet ser ut i praktiken.
De faktorer som väger tungt är graden av självständighet, om personen använder egna verktyg och lokaler, om hen har flera uppdragsgivare, om hen kan sätta någon annan i sitt ställe, om ersättningen är knuten till resultat eller till arbetad tid, och hur länge relationen pågått. Skatteverket gör den bedömningen vid granskning, och innehav av F-skattsedel är en stark men inte absolut indikation.2
Konsekvensen om bedömningen går emot uppdragsgivaren är kännbar: arbetsgivaravgifter och skatteavdrag kan krävas in retroaktivt, med avgifter ovanpå.
Ett praktiskt mönster som ofta utlöser granskning är att en person som tidigare varit anställd fortsätter göra exakt samma arbete, på samma plats, under samma ledning, men nu mot faktura.
Form 4: Egenanställd
Den form som vuxit snabbast och som är minst förstådd.
Egenanställning innebär att en person utför uppdrag åt en kund men anställs för uppdraget av ett egenanställningsföretag, som fakturerar kunden, drar skatt, betalar arbetsgivaravgifter och betalar ut lön. Frilansaren slipper starta bolag, och kunden slipper riskera felklassificering.
Det som är värt att förstå är att den egenanställde formellt är anställd, men normalt utan den trygghet en vanlig anställning ger. Anställningen varar i regel så länge uppdraget varar, det finns sällan lön mellan uppdragen, och den egenanställde skaffar själv sina uppdrag.
Konstruktionen har praktiska följdverkningar. Sjukpenninggrundande inkomst och pensionsgrundande inkomst baseras på det som faktiskt betalats ut som lön, och för den som fakturerar oregelbundet blir underlaget ojämnt. Försäkringskassan gör bedömningen av SGI utifrån inkomstförhållandena, och den som har återkommande luckor i inkomsten kan hamna sämre till än vad omsättningen antyder.3
För uppdragsgivaren är den avgörande fördelen att arbetsgivaransvaret för skatt och avgifter ligger hos egenanställningsföretaget, vilket tar bort klassificeringsrisken.
Det som blir svårt när formerna blandas
Problemen i en blandad arbetsstyrka handlar sällan om en enskild persons anställningsform. De handlar om att ingen har överblick.
Arbetsmiljön. Riskbedömningar och introduktioner utgår ofta från de anställda, medan de som kommer in via andra vägar hamnar utanför. Skyddsombudets uppdrag omfattar arbetsstället, inte bara den egna arbetsgivarens personal, men i praktiken faller inhyrda och uppdragstagare lätt mellan stolarna.
Behörigheter. System, lokaler och information ges vid uppstart och återkallas sällan vid avslut. En organisation som anlitar hundra frilansare per år har efter tre år ett stort antal aktiva konton som tillhör personer som inte längre arbetar där. Det är en informationssäkerhetsfråga och en fråga om personuppgiftsansvar.
Kompetens och behörighetsbevis. Certifikat, utbildningsbevis och tillstånd som krävs för vissa arbetsuppgifter har begränsad giltighet. När personalen är fast anställd bevakas det i HR-systemet. När den är inhyrd eller frilansande bevakas det ofta inte alls.
Kostnaden. Det är förvånansvärt vanligt att en organisation inte kan svara på vad den totalt betalat för externt utfört arbete under ett år, eftersom kostnaden ligger utspridd på olika kostnadsställen och olika typer av fakturor.
Vad som faktiskt behöver hållas ihop
Oavsett vilken form som används behöver sex saker vara samlade och sökbara.
- Vem som arbetar var, just nu. Med anställningsform angiven, eftersom formen styr vem som ansvarar för vad.
- Vilka kompetenser och behörigheter som finns, och när de går ut.
- Vilket uppdrag som pågår, med omfattning, period och ersättning.
- Vilka behörigheter som tilldelats, och en rutin för att återkalla dem vid avslut.
- Underlag för arbetsmiljöarbetet, alltså vem som fått introduktion och omfattas av riskbedömningar.
- Den samlade kostnaden, oavsett om den ligger som lön, faktura eller inhyrning.
I mindre organisationer sköts detta i kalkylark, vilket fungerar upp till en viss punkt och sedan slutar fungera abrupt. Plattformar för workforce management finns just för att samla uppdrag, personer, kompetenser och kostnader i samma vy, och för att göra det möjligt att bjuda in och tilldela arbete utan att varje gång bygga upp administrationen på nytt.4
Poängen med den typen av system är inte främst effektivitet. Det är att frågan ”vem arbetar hos oss och på vilka villkor” ska ha ett svar som går att ge på en minut, eftersom det är den frågan som ställs vid en tillsyn, vid en olycka eller vid en granskning.
Frågan som avgör allt annat
Om man ska reducera det här till en enda praktisk regel blir den så här: bestäm formen efter hur arbetet faktiskt ska utföras, inte efter vilken faktura som är enklast att hantera.
Ska personen arbeta självständigt, med eget ansvar för resultatet och med flera uppdragsgivare, är uppdragsform rimlig. Ska personen ingå i teamet, arbeta under ledning på bestämda tider och med organisationens verktyg, är det en anställning i praktiken, och då bör det vara en anställning eller en inhyrning också formellt.
Den som väljer form efter administrativ bekvämlighet betalar för det senare, ofta med ränta.
Noter
1. Arbetsmiljöverket, ansvarsfördelning mellan inhyrare och uthyrare samt systematiskt arbetsmiljöarbete.
2. Skatteverket, gränsdragningen mellan anställning och uppdrag samt betydelsen av F-skatt.
3. Försäkringskassan, sjukpenninggrundande inkomst för egenföretagare och personer med oregelbunden inkomst.
4. Shoutly, digital plattform för workforce management, uppdrag, kompetenser och kostnadsöversikt. shoutly.com
